Términos para clínicas y contrato de transmisión de datos

1. Partes

• KLYOO S.A.S., NIT 901974627-5, con domicilio en Bucaramanga, dirección Calle 58 # 28-26, Bucaramanga, Santander, Colombia, representada por Jhon Jairo Quintero Turizo ("KLYOO").
• La organización que se registra en el panel de KLYOO VET: clínica, consultorio, hospital veterinario o médico veterinario independiente ("la Clínica"). La representa la persona que acepta estos términos, que declara tener facultades para obligarla.

2. Objeto

KLYOO le da a la Clínica el uso del panel de KLYOO VET como un servicio en línea. Con él puede llevar la historia clínica de sus pacientes, su agenda, sus recetas, sus órdenes de exámenes y sus consentimientos, y relacionarse con los tutores que usan la app. Estos términos, junto con el Anexo 1 (Contrato de transmisión de datos) y el Anexo 2 (Acuerdo de firma electrónica), forman un solo contrato. Cada persona del equipo de la Clínica acepta además, para su propia cuenta, los Términos y condiciones y la Política de privacidad y tratamiento de datos personales.

3. Verificación

KLYOO verifica a mano la existencia de la Clínica y la matrícula profesional de cada veterinario contra el Consejo Profesional de Medicina Veterinaria y de Zootecnia. Mientras no esté verificada, la Clínica puede usar el panel, pero no solicitar vínculos a los tutores ni proponerles mascotas. Mientras no esté verificada su matrícula, un veterinario no puede firmar ni validar registros. La Clínica responde por la veracidad de los datos y los soportes que entrega.

4. Equipo de la Clínica

La Clínica decide quién entra a su panel y con qué rol. Responde por el uso que haga su equipo, y se encarga de que cada persona guarde la reserva de la historia clínica y el secreto profesional (Ley 576 de 2000, arts. 56 a 59 y 61). Cuando alguien deja la Clínica, ella misma le quita el acceso.

5. La historia clínica

• La Clínica es la responsable y la custodia de la historia clínica que produce. KLYOO la guarda y la trata por cuenta de ella, según el Anexo 1.
• Lo firmado queda sellado y no se edita. Las correcciones se hacen como evolución. La anulación la hace quien firmó o un veterinario administrador verificado de la Clínica, con un motivo que queda a la vista.
• La historia de un paciente es información privada y reservada. Un tercero solo puede conocerla con autorización del tutor o en los casos que prevé la ley (Ley 576 de 2000, art. 61). La Clínica ve la historia que produjeron otros solo si el tutor aprueba el vínculo o si le da un Pase veterinario. Si tiene una cita vigente, ve lo mínimo para atender.
• El tutor ve en su app la historia que la Clínica comparte con él y puede descargarla. Así se cumple su derecho a una copia.
• Conservación: la historia firmada se conserva al menos 5 años contados desde la última atención o desde el fallecimiento del paciente, que es lo que recomienda el Consejo Profesional (guía de historia clínica, num. 1.7.5).
• Si un tutor elimina su cuenta o a su mascota, la historia que la Clínica produjo no se borra: queda guardada por cuenta de la Clínica, y la Clínica puede pedir en cualquier momento una copia completa a soporte@klyoo.net.

6. Pacientes que registra la Clínica

• En el mostrador: antes de registrar a un tutor, la Clínica le lee o le entrega la Autorización de datos en la clínica y le pide que la firme en la pantalla o en papel. Si es en papel, sube una foto del formato firmado.
• Por importación: la Clínica solo importa a tutores que le dieron su autorización, y lo declara en cada importación con la Declaración de importación.
• KLYOO envía las invitaciones a los tutores por instrucción de la Clínica y en su nombre. Si un tutor dice que no quiere recibirlas o que sus datos están mal, KLYOO se lo informa a la Clínica.
• La Clínica tiene su propia política de tratamiento de datos y su aviso de privacidad. Si no los tiene, puede usar como base el modelo del Anexo 3.

7. Consentimientos informados

Las plantillas de consentimiento son de la Clínica. Su contenido es responsabilidad de la Clínica y del veterinario que lo emite. KLYOO recomienda seguir el capítulo 3 de la guía del Consejo Profesional: procedimiento, alternativas, beneficios, riesgos, secuelas, pronóstico, autorización libre, datos y firma del responsable, y nombre, firma y matrícula del veterinario. El consentimiento se firma antes del procedimiento. Si la ley exime de informar (ausencia del tutor, urgencia o reacción inesperada), el veterinario deja constancia en la historia (Ley 576 de 2000, art. 28).

8. Firma electrónica

Ver el Anexo 2.

9. Precio

El panel es gratis durante el lanzamiento. Si KLYOO crea un plan pago, se lo avisará a la Clínica al menos 60 días antes, con el precio y las condiciones, y no cobrará nada hasta que la Clínica lo acepte de forma expresa. Si la Clínica no toma el plan, conserva sin costo el acceso de lectura y la exportación de las historias que produjo. Solo deja de poder crear historias nuevas. Los tutores conservan en su app la copia de lo que ya se les compartió.

10. Disponibilidad y copias de respaldo

KLYOO hace copias de respaldo diarias y procura que el panel funcione de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento o fallas. Cuando pueda, avisará con anticipación los mantenimientos programados.

11. Uso aceptable

La Clínica no puede: registrar información falsa; registrar pacientes o tutores sin su autorización; intentar ver historias sin vínculo o sin Pase vigente; usar el panel para enviar publicidad que los tutores no pidieron; ni afectar el funcionamiento del servicio. Si la Clínica incumple, KLYOO le avisa el motivo y le da 5 días hábiles para corregirlo antes de suspenderla. Si hay un riesgo grave para los tutores, los pacientes o los datos, la suspende de inmediato y le avisa. Una suspensión nunca quita la lectura y la exportación de la historia clínica que la Clínica produjo.

12. Responsabilidad

KLYOO responde por prestar el servicio con diligencia. No presta servicios veterinarios ni responde por los actos clínicos, por el contenido de lo que registra la Clínica ni por el uso que la Clínica haga de lo que ve. Salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad de KLYOO frente a la Clínica se limita al daño directo y probado, y no incluye lucro cesante ni daños indirectos. Cada parte responde frente a la otra por sus propios incumplimientos de la ley de protección de datos.

13. Otras obligaciones de la Clínica

Si la Clínica presta servicios de cuidado (guardería, hotel, peluquería o paseo), cumple por su cuenta lo que exige la Ley 2480 de 2025: inscripción, contrato con el usuario y expediente de cada animal. KLYOO VET no reemplaza esas obligaciones.

14. Duración y terminación

• El contrato dura mientras la Clínica tenga su cuenta. La Clínica puede terminarlo cuando quiera escribiendo a soporte@klyoo.net.
• Al terminar, la Clínica tiene 90 días para exportar sus historias: PDF firmados con su código de verificación y un archivo con sus datos. Después, KLYOO conserva la historia clínica por cuenta de la Clínica hasta completar el plazo de la sección 5 y le entrega una copia cuando la pida. Luego la borra, salvo que una ley o una autoridad ordene conservarla.
• Lo que el tutor cargó por su cuenta y su cuenta en KLYOO VET son del tutor: no se borran porque la Clínica termine.

15. Cambios

Si KLYOO cambia estos términos de forma importante, se lo avisará a la Clínica al menos 60 días antes y le pedirá que acepte la nueva versión. Si la Clínica no acepta, puede terminar el contrato sin costo.

16. Ley aplicable y controversias

El contrato se rige por las leyes de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante 30 días. Si no lo logran, la resolverán los jueces de Bucaramanga.

Anexo 1. Contrato de transmisión de datos personales

(Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.2)

1. Partes y papeles. La Clínica es la responsable de los datos de sus pacientes, de sus tutores y de su equipo que registra en el panel. KLYOO es su encargado.
2. Alcance y actividades. KLYOO guarda, organiza, muestra a quien tenga acceso, respalda y protege esos datos. También genera los PDF, envía en nombre de la Clínica las invitaciones, los recordatorios y los consentimientos que ella ordena, y registra los accesos.
3. Finalidades. KLYOO trata los datos solo para prestarle el servicio a la Clínica y para cumplir la ley. No los usa para fines propios, no los vende y no los entrega a terceros, salvo a los subencargados del numeral 6, a quien el tutor autorice y a las autoridades en los casos de ley.
4. Política aplicable. KLYOO aplica la política de tratamiento de la Clínica y la ley colombiana. Si una instrucción de la Clínica le parece contraria a la ley, se lo dice antes de seguirla.
5. Seguridad y confidencialidad. KLYOO mantiene conexiones cifradas, acceso por roles, registro de accesos a la historia clínica, códigos que vencen y copias de respaldo. Solo su personal autorizado accede a los datos, y únicamente para dar soporte o cuando el tutor pide revisar un registro impugnado. Ese personal tiene un deber de confidencialidad que sigue después de terminar el contrato.
6. Subencargados. KLYOO usa a estos proveedores, que tratan los datos por cuenta suya:

   Proveedor	Para qué	Dónde
   Hetzner	Servidor y base de datos	Estados Unidos
   Cloudflare	Protección, almacenamiento de archivos (R2) y antibots	Estados Unidos y su red mundial
   Backblaze	Copias de respaldo cifradas	Estados Unidos
   Zoho (ZeptoMail)	Correos	Estados Unidos
   Expo y Google (Firebase)	Notificaciones push	Estados Unidos

   KLYOO avisará a la Clínica de cualquier subencargado nuevo con al menos 30 días de anticipación. Si la Clínica se opone con una razón fundada, puede terminar el contrato sin costo.

7. Incidentes. Si KLYOO detecta un incidente de seguridad que afecte datos de la Clínica, se lo avisa sin demora, a más tardar dentro de las 72 horas siguientes a confirmarlo. Le dice qué pasó, qué datos se afectaron y qué medidas tomó, y colabora para avisar a los titulares. Cada parte lo reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los 15 días hábiles siguientes a detectarlo, según su papel (Circular Única SIC, Título V, num. 2.1).
8. Derechos de los titulares. Si un tutor le pide a KLYOO algo sobre datos de la Clínica, KLYOO se lo traslada a la Clínica en máximo 2 días hábiles y le avisa al tutor (Ley 1581, art. 15). KLYOO marca "reclamo en trámite" o "información en discusión judicial" cuando la Clínica se lo indique, y aplica las correcciones que ella le reporte en máximo 5 días hábiles (Ley 1581, art. 18).
9. Transferencias internacionales. Los subencargados están en países que la SIC considera con nivel adecuado de protección (Circular Única, Título V, num. 3.2).
10. Supervisión. La Clínica puede pedir por escrito, una vez al año o después de un incidente, evidencias de las medidas de seguridad de KLYOO. KLYOO las entrega en un plazo razonable, sin revelar datos de otras clínicas.
11. Al terminar. Se aplica la sección 14 de los términos: 90 días para exportar, conservación por cuenta de la Clínica hasta cumplir el plazo y borrado después.
12. Duración. Este anexo dura lo mismo que el contrato, y sus deberes de confidencialidad, mientras KLYOO tenga los datos.

Anexo 2. Acuerdo de firma electrónica

(Ley 527 de 1999, art. 7; Decreto 1074 de 2015, arts. 2.2.2.47.1 a 2.2.2.47.8)

1. Método. El veterinario firma una consulta, una vacuna, una evolución, una receta, una orden o un consentimiento cuando, con su sesión iniciada en KLYOO VET (por Google o con un código enviado a su correo), elige "Firmar". En ese momento KLYOO VET registra quién firmó, la fecha y la hora, y una huella (hash) del contenido. Sobre esa huella pone un sello de integridad con una llave criptográfica Ed25519 de KLYOO VET, que permite comprobar en klyoovet.com/verificar que el documento no cambió. El tutor firma un consentimiento en la pantalla de la Clínica o a distancia con un código de un solo uso enviado a su correo.
2. Qué no es. Es una firma electrónica. No es una "firma digital" con certificado de una entidad de certificación acreditada (Ley 527 de 1999, art. 28). Nadie debe presentarla como tal.
3. Acuerdo. La Clínica y sus veterinarios aceptan este método para firmar en KLYOO VET y reconocen que identifica a quien firma y muestra que aprobó el contenido (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.47.7).
4. Obligaciones de quien firma (art. 2.2.2.47.6). No compartir su sesión, sus códigos ni el acceso a su correo; cerrar la sesión en equipos compartidos; y avisar de inmediato a KLYOO y a la Clínica si cree que alguien más pudo usarlos.
5. Prueba. Como proveedor del método, a KLYOO le corresponde demostrar que es técnicamente seguro y confiable (art. 2.2.2.47.7, parágrafo). KLYOO conserva la documentación técnica del método, los registros de cada firma y las versiones firmadas.

Anexo 3. Modelo de aviso de privacidad para la Clínica (opcional)

[Nombre de la clínica], NIT [ ], [dirección], [teléfono], [correo], es responsable de los datos personales de sus clientes y de los datos de salud de sus pacientes. Los usa para atender a los animales, llevar su historia clínica, agendar citas, enviar recordatorios y cumplir la ley. Lleva la historia clínica en KLYOO VET, un sistema de KLYOO S.A.S., que guarda los datos por cuenta de la clínica en servidores en Estados Unidos. Puedes conocer, actualizar, rectificar y pedir que se borren tus datos, salvo la historia clínica que la clínica debe conservar, y revocar tu autorización, escribiendo a [correo de la clínica]. Nuestra política de tratamiento está en [enlace o lugar donde se consulta].

Los corchetes de este modelo los completa cada clínica con sus propios datos.